Ručna obrada porudžbina traje oko 8 minuta po porudžbini, po našem merenju. U tih osam minuta staju četiri koraka: unos u evidenciju, nalog za kurirsku službu, fiskalni račun i pakovanje. Tri od ta četiri koraka su prekucavanje već postojećih podataka. Roba se pomeri tek u četvrtom. Na mesečnom obimu se osam minuta pretvara u radne dane, pa je račun koji sledi u satima, ne u dinarima. Tvoju satnicu ne znamo. Broj porudžbina znaš ti, i to je jedini podatak koji ti treba.

Šta radiš u tih osam minuta po porudžbini?

Osam minuta nije jedan posao nego četiri. Vredi ih razdvojiti, jer se ne rade na istom mestu.

1. Unos porudžbine. Porudžbina stigne u shop, ti je prepišeš u svoju evidenciju: tabelu, svesku, svejedno šta je, samo da ti je na jednom mestu. Usput proveriš da li adresa ima broj i da li telefon ima sve cifre, jer se to kasnije ne popravlja besplatno.

2. Nalog za slanje. Isti podaci se kucaju drugi put, sad u portal kurirske službe: ime, adresa, telefon, sadržaj pošiljke, otkupni iznos. Izlazi adresnica koju štampaš. Tu prekucavaš podatak koji stoji na ekranu pored. To je najgluplji deo celog posla.

3. Fiskalni račun. Iz porudžbine u fiskalni softver, artikal po artikal. Obaveza važi i kad kupac plaća na vratima, pa se račun izdaje pre nego što je iko išta naplatio. Kako se fiskalizuje porudžbina iz web shopa razloženo je posebno.

4. Pakovanje. Artikal sa police u kutiju, adresnica spolja, račun unutra, paket na gomilu za kurira. Jedini korak u kome roba stvarno mrda s mesta.

Prva tri koraka su prekucavanje onoga što već stoji u shopu. Četvrti je fizički posao. Ta podela drži ceo tekst: obrada porudžbina se ne skraćuje ravnomerno, nego se prvo skida onaj deo od 8 minuta koji se odvija na ekranu.

Koliko sati mesečno ti odnese obrada porudžbina?

Obrada porudžbina odnosi osam minuta po komadu, pa se tvoj mesečni trošak čita iz jednog reda tabele.

Ručna obrada od 8 minuta po porudžbini, pretvorena u sati mesečno i u radne dane od osam sati:

Četrdeset sati je cela radna nedelja, svakog meseca, potrošena na prepisivanje i kutije.

Nađi svoj red i uzmi broj iz srednje kolone. Toliko ti sati mesečno odnese obrada porudžbina pre nego što si bilo šta platio. Ostatak računa moraš sam: `____ sati puta ____ (tvoja satnica) = ____`. Tu cifru ne možemo da napišemo umesto tebe, a svako ko ti je napiše, izmislio ju je.

Pre nego što bilo šta menjaš u načinu rada, pogledaj gde ti sati odlaze. Od četiri koraka, tri se dešavaju na ekranu.

Gde nastaju greške i šta te koštaju?

Greška u obradi porudžbina ne nastaje slučajno i ne nastaje svuda podjednako.

Podaci iz jedne porudžbine se otkucaju tri puta: ime, adresa i telefon prvo u evidenciju pa u nalog za slanje, artikli i cene u fiskalni račun. Svako prepisivanje je nova prilika za grešku, a treće prepisivanje ne proverava prvo. Greška zato ne nastaje u kutiji nego na tastaturi.

Dve su tipične. U broju telefona fali cifra, kurir ne može da pozove, paket krene nazad. Ili otkupni iznos na nalogu ne odgovara stvarnom, kurir naplati manje nego što treba, a razliku pokrivaš ti.

Prva greška ima cenu koja se da izračunati. Vraćen paket plaćaš dvaput, u odlasku i u povratku, a prihoda od njega nema. To je oko 700 dinara pre nego što uračunaš poziv kupcu i ponovno pakovanje. Šta te košta paket koji se vrati razložili smo po stavkama.

Koliko procenata tvojih porudžbina ima grešku, ne znamo i nećemo da izmišljamo. Znamo koliko košta jedna i znamo na kom koraku nastaje. Za odluku šta se prvo popravlja, to je dovoljno.

Šta softver preuzima, a šta ostaje na tebi?

Automatizacija porudžbina preuzima tri od četiri koraka, i to su tačno ona tri sa tastature: unos, nalog za kurirsku službu i fiskalni račun. Iz shopa ulazi u sistem sama, bez prepisivanja. Iz nje nastaje nalog, iz nje izlazi i račun. Podatak se unese jednom, na jednom mestu, i to je cela promena. Razlika se ne vidi na jednom komadu nego na stotom.

Četvrti korak ne preuzima niko. Softver ne dira pakovanje. Artikal sa police u kutiju stavlja čovek, i čovek predaje paket kuriru. Nijedan softver ne pakuje, i to nije mana jednog programa nego opis posla. Zato se od četiri koraka skidaju tri, a ne četiri, i zato ovaj tekst ne obećava da ti obrada više neće trošiti vreme.

Za dva slučaja ovo nije rešenje, i bolje da to pročitaš sad nego posle:

• Ako šalješ desetak paketa mesečno, ispod si prvog reda tabele. Taj posao se rešava rasporedom, ne alatom, i u demou nemaš šta da tražiš.
• Ako ti sate ne odnosi tastatura nego kutije i prostor, ovo nije tvoje rešenje. Sledeća sekcija jeste.

Pre izbora alata odgovori na jedno pitanje: gde ti tačno odlazi vreme.

Automatizacija porudžbina ili fulfillment: dva odgovora na isti osećaj

Osećaj je isti u oba slučaja: dan mi ode na obradu. Uzroci su dva, pa su i rešenja dva. Automatizacija i fulfillment ne pokrivaju istu muku, a razdvaja ih jedno pitanje: gube li ti se sati na tastaturi ili među kutijama. Ako se ta dva pitanja pomešaju, seliš zalihu iz magacina da bi prestao da prekucavaš adresu.

Razlika staje u četiri reda.

Redosled nije svejedno koji. Kucanje se skida prvo, jer je jeftinije i jer roba pri tome ne mora nigde da se seli. Ako ti i posle toga kutije uzimaju vreme, sledeći potez je centar. Na kom obimu se pakovanje seli u fulfillment centar je zaseban račun.

Česta pitanja o obradi porudžbina

Koliko traje obrada jedne porudžbine?

Oko 8 minuta ručno, po našem merenju. Obrada porudžbina ide kroz četiri koraka: unos, nalog za kurirsku službu, fiskalni račun i pakovanje. Prva tri se rade na tastaturi i baš njih softver preuzima.

Šta znači automatizacija porudžbina?

Da podatak iz porudžbine sam ulazi u nalog za kurirsku službu i u fiskalni račun, bez ponovnog kucanja. Pakovanje ostaje ljudski posao: kutiju i dalje puniš i zatvaraš ti, a paket kuriru predaješ ti.

Da li mi treba softver za upravljanje porudžbinama na 50 porudžbina mesečno?

Na tom obimu obrada uzima oko 7 sati mesečno, dakle nepun radni dan. Odluka zavisi od toga koliko ti taj dan vredi i da li rasteš. Ispod tog obima program za evidenciju porudžbina rešava manje nego dobar raspored.

Da li softver izdaje fiskalni račun umesto mene?

Fiskalni račun nastaje iz porudžbine, bez ponovnog unosa artikala. Automatizacija porudžbina menja korak kucanja, ne tvoju obavezu. Šta ti tehnički treba da bi web shop uopšte fiskalizovao, tema je posebnog vodiča.

Kako obrada porudžbina izgleda u Shoptimaxu

U Shoptimaxu obrada porudžbina izgleda ovako: nalog za kurirsku službu i fiskalni račun nastaju iz iste porudžbine, a ona u sistem stiže sama, bez ijednog prekucavanja iz shopa. To su tri koraka iz prve sekcije. Ne menja se njihov broj nego broj puta koliko ukucaš isto ime i istu adresu.

Četvrti korak ostaje tvoj. Pakuješ i dalje ti, i u 2026. ne postoji program koji to radi umesto tebe. Automatizacija porudžbina ti vraća sate sa ekrana, ne iz kutije.

Demo je jedna tvoja porudžbina provučena kroz sva tri koraka, od trenutka kad stigne do adresnice i računa. Ne pokazujemo tuđu prodavnicu. Vidiš kako izgleda obrada porudžbina bez prepisivanja na svojim podacima, na onoj koja je stvarno stigla.

Zakaži demo.